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작업별 AI 도구 소개

 

업무에 AI를 활용하고 싶어도 어떤 도구부터 사용해야 할지 막막할 수 있습니다. 먼저 자신이 줄이고 싶은 작업을 정해보세요. 글쓰기, 자료 검색, 회의 기록, 발표자료 제작처럼 작업의 종류에 따라 살펴볼 도구도 달라집니다.

1. Gemini — 아이디어와 글의 방향 잡기

Gemini는 질문에 답하거나 아이디어를 정리하는 데 활용할 수 있습니다. 기획을 시작할 때 목차 후보를 받아보고, 필요한 항목을 골라 내용을 구체화하는 방식으로 사용해볼 수 있습니다.

2. Claude — 문서 초안과 내용 정리

Claude는 문서 초안을 작성하거나 제공한 자료를 정리하는 데 활용할 수 있습니다. 요청할 때 독자와 목적, 원하는 분량을 함께 설명하면 결과를 검토하기 편합니다.

3. Perplexity — 검색과 참고자료 탐색

Perplexity는 정보를 검색하고 관련 출처를 찾아보는 용도로 활용할 수 있습니다. 답변에 출처가 붙어 있더라도 내용이 정확하다고 단정하지 말고, 원문이 실제 주장을 뒷받침하는지 확인하세요.

4. NotebookLM — 제공한 자료를 중심으로 정리

NotebookLM은 준비한 자료를 바탕으로 내용을 요약하거나 질문하는 데 활용할 수 있습니다. 여러 자료를 비교할 때는 요약만 읽기보다 원문의 맥락과 조건도 함께 확인하는 것이 좋습니다.

5. Notta — 음성 기록과 회의 내용 정리

Notta는 음성을 텍스트로 변환하고 회의 내용을 요약하는 기능을 제공합니다. 사람 이름, 숫자, 전문용어가 잘못 기록될 수 있으므로 중요한 부분은 녹음과 대조하세요.

6. Gamma — 발표자료 초안 구성

Gamma는 발표자료와 문서 등을 만드는 데 활용할 수 있습니다. 먼저 발표 목적과 핵심 내용을 정리해 입력하고, 생성된 자료의 사실관계와 흐름을 수정하는 방식으로 사용해보세요.

내 업무에 맞는 도구를 고르는 방법

처음부터 여러 도구를 결제하기보다 반복적으로 하는 작업 한 가지를 골라 시험해보세요. 같은 자료로 작업했을 때 결과를 수정하는 데 드는 시간까지 비교하면 선택에 도움이 됩니다.

서비스별 제공 기능과 사용 한도는 달라질 수 있으므로 가입 전에 공식 안내를 확인하세요. 회사 문서나 회의 자료를 업로드할 때는 개인정보와 내부 자료가 포함돼 있는지도 확인해야 합니다.

AI가 작성한 내용에는 오류가 있을 수 있습니다. 최종 문서의 숫자, 인용, 출처는 사람이 검토하는 과정이 필요합니다.

1. Ctrl + S — 저장하기
현재 통합 문서를 저장합니다. 새 파일을 처음 저장할 때는 파일 이름과 저장 위치를 지정하는 창이 나타날 수 있습니다. 데이터를 입력하거나 수식을 수정한 뒤 저장하는 습관을 들이면 좋습니다.

엑셀을 처음 사용할 때는 메뉴에서 기능을 찾는 데 시간이 걸립니다. 자주 쓰는 단축키부터 익히면 복사, 수정, 검색 같은 반복 작업을 더 편하게 할 수 있습니다.
아래 내용은 Windows용 Excel 기준입니다. Mac이나 웹용 Excel에서는 일부 키의 작동이 다를 수 있습니다.

2. Ctrl + C — 복사하기
선택한 셀이나 범위를 복사합니다. 셀 하나뿐 아니라 여러 행과 열도 선택해서 복사할 수 있습니다.

3. Ctrl + V — 붙여넣기
복사하거나 잘라낸 내용을 선택한 위치에 붙여넣습니다. 일반 붙여넣기는 값뿐 아니라 수식이나 서식도 함께 옮길 수 있으므로, 결과가 예상과 같은지 확인하세요.

4. Ctrl + X — 잘라내기
선택한 내용을 다른 위치로 이동할 때 사용합니다. 이동할 셀을 선택하고 Ctrl + X를 누른 뒤, 옮길 위치에서 Ctrl + V를 누르면 됩니다.

5. Ctrl + Z — 실행 취소하기
방금 수행한 작업을 되돌립니다. 셀 내용을 실수로 바꾸거나 지웠을 때 사용할 수 있습니다. 다만 모든 작업을 취소할 수 있는 것은 아니므로 중요한 파일은 별도로 보관하는 편이 좋습니다.

6. Ctrl + F — 내용 찾기
표 안에서 특정 단어나 숫자를 찾습니다. 이름이나 제품명이 많이 들어 있는 목록에서 원하는 항목을 찾을 때 유용합니다. 결과가 나오지 않으면 검색 범위와 찾기 옵션도 확인하세요.

7. Ctrl + H — 찾아 바꾸기
특정 내용을 다른 내용으로 바꿀 때 사용합니다. 여러 셀을 한 번에 바꿀 수 있지만, ‘모두 바꾸기’를 누르기 전에는 대상 범위를 확인하세요. 먼저 한 항목을 바꿔보고 결과를 확인하면 실수를 줄일 수 있습니다.

8. Ctrl + 1 — 셀 서식 열기
선택한 셀의 표시 형식을 설정하는 창을 엽니다. 숫자, 날짜, 백분율 등의 표시 방식을 바꿀 때 사용합니다. 표시 형식을 바꾸는 것과 실제 셀 값을 바꾸는 것은 다를 수 있다는 점도 알아두세요.

9. F2 — 셀 내용 편집하기
선택한 셀의 내용을 편집합니다. 긴 문장이나 수식의 일부만 수정하고 싶을 때 활용할 수 있습니다. 노트북의 기능 키 설정에 따라 Fn + F2를 눌러야 할 수도 있습니다.

10. Ctrl + B — 굵게 표시하기
선택한 셀의 글자를 굵게 표시하거나 해제합니다. 표의 제목이나 합계처럼 구분이 필요한 부분을 강조할 때 사용할 수 있습니다.
처음에는 세 가지부터 연습하세요
빈 통합 문서에 간단한 목록을 만들고 복사·붙여넣기, 실행 취소, 저장부터 연습해보세요. 이후 찾기와 셀 서식을 익히면 실제 작업에 적용하기 수월합니다.